Cách xử lý 1 số tình huống trục trặc khi đón và trả khách du lịch

Bạn nên biết rằng công việc của một hướng dẫn viên du lịch không phải lúc nào cũng diễn ra như lịch trình định sẵn. Thực tế sẽ có những tình huống phát sinh ngoài ý muốn mà bạn không lường trước được. Vậy trong những trường hợp như thế này phải xử lý như nào?

Đoàn khách đến sân ga không đúng thời gian xác định

Nguyên nhân của sự chậm trễ này có thể do chuyến bay delay hoặc nhiều yếu tố khách quan, chủ quan khác. Khi thấy khách đến trễ hơn từ 1 – 2 giờ so với quy định bạn nên gọi điện đến khách sạn mà khach ở để các bộ phận tại đây nắm được tình hình và chuẩn bị đón tiếp khách tốt nhất. Trường hợp đây là đoàn khách Vip bạn cần gọi điện báo cho cả công ty.

Nếu thời gian trễ từ 3-4 tiếng, bạn phải điện ngay về cho khách sạn để họ kịp hủy bữa ăn hoặc chuyến tham quan. Điều đó sẽ giúp công ty bạn tiết kiệm được số tiền không hề nhỏ.

Thủ tục hải quan

Nếu đoàn của bạn có ít khách bạn có thể hướng dẫn khách ghi bản khai hải quan ngay tại sân bay. Còn nếu như đoàn khách đông thì bạn nên hướng dẫn khách làm thủ tục từ khi còn ở khách sạn để du khách cảm thấy nhẹ nhàng, thoải mái hơn.

Trình vé máy bay và cân hành lý

Với những đoàn số lượng khách ít thì có thể để hành khách tự xuất trình vé máy bay cũng như tự cân hành lý. Song với đoàn đông thì hướng dẫn viên nên thực hiện hai cách sau:

Làm thủ tục cho nhóm riêng lẻ: Chia số khách thành các nhóm 3-4 người rồi hướng dẫn khách xếp hàng tự trình hộ chiếu và vé máy bay theo thứ tự.

Làm thủ tục cho cả đoàn: Tập trung đoàn thành 1 hàng. Tiếp đến bạn thu toàn bộ hộ chiếu và vé máy bay của các thành viên trong đoàn rồi trình cho nhân viên hàng không kiểm tra. Cách làm này giúp bạn tiết kiệm tối đa thời gian.

Vào phòng đợi trước khi lên máy bay

Bạn hãy hướng dẫn khách đi quan bộ phận kiểm tra an ninh rồi mới trở về. Hướng dẫn viên có thể an tâm mình đã hoàn thành nhiệm vụ khi chắc chắn tất cả các khách đã hoàn tất thủ tục hải quan, xuất trình vé, nhận được thẻ lên máy bay, vào phòng chờ máy bay thuận lợi.

Khi đón khách tại sân bay, có cơ quan khác cũng đón đoàn khách của bạn, bạn sẽ làm gì?

Nhiều khách đi du lịch kết hợp với những công việc khác. Cho nên dễ có trường hợp có nhiều cơ quan khách cũng tới đón khách của bạn tại sân bay. Bạn không biết phải làm thế nào trong trường hợp này?

Nếu khách quá mệt sau chuyến đi dài thì bạn hãy hướng dẫn họ về khách sạn nghỉ ngơi. Di chuyển từ sân bay về khách sạn, khách lựa chọn đi theo xe của công ty du lịch hay của cơ quan khác đến đón thì tùy khách. Song khi về tới khách sạn thì cần thống nhất với khách về chương trình của đoàn. Nếu có bất cứ thay đổi nào thì khách cần báo trước 1 ngày.